鄂尔多斯市康巴什区社会救助档案管理办法

 

 

第一章  总则

第一条  为加强社会救助档案管理工作，有效收集、保护和利用档案，更好地为困难群众服务，根据《康巴什区最低生活保障特困供养临时救助工作实施细则》（鄂康政发〔2022〕2号）文件精神，结合我区社会救助工作实际，制定本办法。

第二条  社会救助档案是指在社会救助工作开展过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式、不同载体记载的历史记录。 

第二章  档案管理机构及其职责

第三条  社会救助对象应全部建档，日常管理要有专人负责，随时办理随时归档。档案整理要统一规范，保管要安全有序，规章制度要建立健全。康巴什区民政局应当加强对社会救助档案工作的指导，将社会救助档案管理纳入社会救助基础业务建设范畴和议事日程。

第四条  社会救助档案工作实行分级负责制。康巴什区民政局、街道办事处分别负责辖区内的社会救助档案工作，并接受上级民政部门及档案行政管理部门的档案业务指导。

 

第三章  文件材料归档范围

第五条 社会救助档案原则上分为三类分别按照以下要求进行归档：

（一）审核确认和日常管理类档案：审核确认类档案是指街道办事处在接受社会救助申请、受理、审核、公示、民主评议、确认、动态管理等过程中形成的档案。日常管理类档案是指街道办事处在社会救助长期公示、告知、数据汇总、会议研究等过程中形成的档案。

社会救助申请受理、审核确认、动态管理环节产生的相关资料（申请表、承诺书、授权委托书、申请人提交的相关资料、告知书、通知书、调查表、综合认定表、家庭经济状况核对报告、公示资料、评议记录、审核确认表、定期报告表、定期复核表、调整表、停保表等），由街道办事处按照“一户一档、分类建档”的要求进行整理，归入社会救助对象档案中，做到连续完整。日常管理类档案的救助发放名册材料、备案函、会议材料等集中归档，不需一户一档。

（二）综合管理类档案：包括社会救助工作政策法规、上级文件、本级工作计划、总结、报告、通知、统计报表等综合管理类档案，区民政局、街道办事处都需要整理归档。

（三）特殊载体类档案：包括社会救助信息系统、核对系统所形成的电子数据，涉及社会救助工作的照片、音频、视频资料和其他电子文件资料等，应与纸质文件材料同时归档。具有永久保存价值的电子文本、图形、数据表格归档时，应同时生成纸质文件材料一并归档保存。

第六条  归档的文件材料应当做到格式规范、字迹工整、图文清晰、齐全完整，真实反映情况。载体文件材料和书写文件材料应当符合耐久性要求和有关技术标准。

文件材料统一为A4纸张规格；幅面小于A4的应粘贴到A4纸张上。

第四章  档案整理

第七条  档案的整理原则是遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第八条  档案整理按照最低生活保障、特困供养、临时救助档案分别存放保管，并按照下列程序和方法进行整理立卷：

（一）立卷。审批类按户立卷，一户一卷，一卷一袋。

（二）卷内文件材料的排列。

1．康巴什区社会救助申请表

2.康巴什区申请社会救助待遇家庭（个人）诚信告知、诚信承诺及授权核对委托书

3.康巴什区受理社会救助申请一次性补正告知书

4.申请人提交的相关资料

5.康巴什区申请社会救助受理通知书

6.康巴什区社会救助综合认定表

7.康巴什区居民家庭经济状况核对报告

8.康巴什区社会救助经办人员和社区居民委员会工作人员享受社会救助备案表

9.康巴什区社会救助经办人员和社区居民委员会工作人员近亲属享受社会救助备案表

10.康巴什区社会救助公示情况记录表

11.康巴什区申请社会救助民主评议记录表

12.康巴什区社会救助审核确认表

13.康巴什区申请社会救助批准告知书

14.康巴什区社会救助日常调查表

15.康巴什区社会救助定期报告表

16.康巴什区社会救助定期复核表

17.康巴什区社会救助动态管理审核确认表

18.康巴什区社会救助待遇变动告知书

19.其他应保存的材料

（三）日常管理类文件材料归档范围主要为：

1．街道办事处召开民主评议听证会的相关资料（包括召开通告、民主评议表决票、民主评议汇总表、社会救助对象民主评议表、民主评议听证会会议记录、民主评议听证会评议表、评议结果等）

2．街道办事处关于最低生活保障、特困供养、临时救助的备案函；

3．按规定对最低生活保障对象、特困供养人员长期公示的资料；

4．社会救助对象参加公益活动情况记录；

5．本级研究确定社会救助事宜的各种会议材料；

6．其他应保存的日常管理类材料。

（四）综合管理类档案根据文件类型分类造册归档管理。

（五）编写页号。在归档文件材料上采用阿拉伯数字编页号。正面在右下角标注，反面在左下角标注。

（六）填写档案袋封面（见附件1：档案袋封面式样）。一户案卷装入一个档案袋，并将救助对象基本情况和归档文件材料情况等档案袋封面各项内容填写完整。

（七）填写卷内目录。用于登记审批时形成的文件材料情况和动态管理过程中形成的文件材料情况（见附件2：卷内目录式样）。

（八）放置卷内备考表。初始审批建档完成后，应在每户低保档案袋内底部放置卷内备考表（见附件3: 卷内备考表式样）。

（九）案卷的排列。初始审批类档案原则上以街道办事处为单位进行分类保管，救助对象较多的街道办事处可以按社区为单位分类保管。同一类别的档案应按照档案袋编号从小到大依次排列装入档案盒。（见附件4：社会救助档案盒式样）。

该卷救助对象退保后则从档案盒中取出并在案卷目录注明，并依退保时间顺序依次排列装入档案盒，归入退保档案保存。

（十）编制案卷目录（见附件5：案卷目录式样）。初始建档时，应填写档案号和案卷题名；该卷救助对象退保时，应填写起止日期、文件材料件数及保管期限。

第九条  该卷救助对象每次动态管理过程中形成的待遇调整和退保等审批类文件材料应及时整理并顺延在该户案卷后归入相应档案袋，且应顺延编页号。

第十条  社会救助档案日常管理类文件材料应按年度、分类别装订保管，纳入本单位文书档案管理，并按文书档案归档要求进行整理。

第十一条  电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体文件材料，应按照特殊载体文件归档要求整理归档。

第五章  保管期限

第十二条  社会救助档案审批类保管期限为从签署审批意见之日起，到该卷救助对象退保后不少于5年。日常管理类保管期限为从建档起不少于5年。

第十三条  档案管理人员调离工作岗位时，应在分管档案工作领导的监督下办妥档案交接手续。

第六章  档案利用

第十四条 社会救助档案保管单位应当提供档案信息查询服务，依据档案出具相关证明材料。

第十五条  社会救助档案的利用应当遵守下列规定，并办理登记手续：

（一）档案的形成、移交单位以及上级业务主管单位可以利用查阅档案；

（二）各级人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关、财政部门、审计机关因公务需要可以凭单位介绍信查阅利用档案；

（三）社会救助对象可以凭本人身份证件查阅利用本人的档案；

（四）律师凭律师执业证书和律师事务所证明，可以查阅利用与承办法律事务有关对象的档案；

（五）其他需要利用查阅档案的，应当经档案保管单位同意。

第十六条  社会救助档案仅限于当场查阅、摘抄和复印，严禁涂改、抽换、圈划、批注、污染和损毁档案。

第十七条  档案管理人员应当对归还的档案进行清点核对；对档案如实摘抄件或复印件应标记“社会救助档案摘抄件”或者“社会救助档案复印件”。

第七章  档案销毁

第十八条 社会救助档案不得出卖或用作其他用途，严禁擅自销毁。

第十九条  销毁社会救助档案应按以下程序办理：

（一）成立鉴定销毁领导小组，领导小组成员由分管档案工作的领导、分管社会救助工作的领导、档案管理人员及业务负责人或经办人组成。

（二）应逐卷逐件进行鉴定并编制销毁清册，由分管档案工作的领导或分管社会救助工作的领导审核并在销毁清册上签名。

（三）监销人、销毁经办人应在指定销毁单位销毁社会救助档案，并在销毁清册上签名，同时将清册报区民政局备案。

（四）销毁清册应归档永久保存。 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1：档案袋式样  

康巴什区社会救助档案 （¨低保   ¨特困供养  ¨临时救助 ¨低收入人口）   街道办事处                      社      区                            申 请 人 姓名＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 保  障  人  口＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 家  庭  住  址＿＿＿＿＿＿＿＿＿ 联  系  电  话＿＿＿＿＿＿＿＿＿
本卷共    件   页	保管期限

档案号：                           年   月   日

 

 

档案袋填报说明：

1．选择档案类别þ

2.填写社会救助对象所在地街道办事处、社区居委会及申请人的姓名。

3．保障人口填写享受社会救助的人数。

4．家庭住址填写家庭详细住址，具体到门牌号。

5．本卷件数和页数，填写初始建档时的件数和页数。

6．保管期限填写该卷救助对象申请审批时间和该卷低保家庭退保后满5年的时间。例如：申请审批时间为2012年6月19日，该卷退保时间为2014年7月1日，则填写为20120619—20190701。建档时填写审批时间，退保后再填写档案保存截止时间。

7．档案号填写档案序列号。

8．年月日填写建档时间。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2：卷内目录式样

卷内目录

序号	文件题名	页号	备注
……	…………	……	……

经办人：                        立卷时间： 年  月  日

卷内目录填写说明：

1．卷内目录：由建档人填写。

2．文件题名：填写该卷救助对象审批建档时卷内各文件材料的全称，以实际发生的文件材料为准，并按本办法第十条第二款所列文件材料名称顺序依次排列填写。

3．页码：填写归档时给文件材料所编页码。一份文件材料有多页的，页码之间用“—”连接。例：第1份文件材料页码为1—3页，则该文件材料页号应填写“1—3”。

4．经办人及立卷时间：由该卷建档人填写。立卷时间填写该卷社会救助对象审批时间。

附件3：卷内备考表式样

卷内备考表

本卷情况说明：                         …………

卷内备考表填写说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后每次发生上述情况的，档案管理人员应即时填写说明并签名、标注时间。

 

附件4：档案盒式样

保障类别   ¨低保   ¨特困供养  ¨临时救助 ¨低收入人口		康巴什区社会救助档案         街道办事处                      社      区
起止卷号
盒号

档案盒填写说明：

1．档案盒各项内容由档案管理人员填写。

2．保障类别：选择“低保”“特困供养”“临时救助”“低收入人口”，应与档案盒内的档案袋类别一致。

3．根据行政区域的档案袋数量情况，一个档案盒内只能装一个类别的档案袋。

4．起止卷号：填写该档案盒内档案袋档案号的起止编号，起止号之间用“—”连接。

5．盒号：填写档案盒的排列顺序号。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件5：案卷目录式样

案 卷 目 录

档号	案卷题名	起止日期	件数	保管期限	备注
……	…………	……	……	……	……

 

案卷目录填写说明：

1．档号：由建档时档案管理人员填写。填写档案袋的档案号。

2．案卷题名：由建档时档案管理人员填写。填写该卷申请人材料。例：康巴什区××街道××社区××低保档案材料。

3．起止日期：由该卷救助对象退保时档案管理人员填写。例：假设该卷低保申请初始审批时间为2011年6月19日，该卷低保家庭退保时间为2014年7月1日，则填写为20110619—20190701。

4．件数：由该卷救助对象退保时档案管理人员填写。填写该卷救助对象退保时归档文件材料总件数。

5．保管期限：由该卷救助对象退保时档案管理人员填写。例：假设该卷低保申请初始审批时间为2011年6月19日，该卷低保家庭退保时间为2014年7月1日，则填写为20110619—20190701。

6．备注：立卷后，由档案管理人员对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。例：某卷救助对象已退保并取出其档案，则应在备注栏内标注“*”号，并在备考表中说明“××档号档案因退保已取出”，且签名、标注时间。